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Absage fürs Sponsoring - so formulieren Sie richtig

Autor: Marco Montalbano
Eine Absage für eine Sponsoring-Anfrage zu schreiben ist nicht immer leicht.
Eine Absage für eine Sponsoring-Anfrage zu schreiben ist nicht immer leicht.
Unternehmen bekommen oft sehr viele Anfragen, ob sie Sponsoren für einen Verein, eine Organisation etc. werden möchten. Da keine Firma über eine unbegrenzte Menge an finanziellen Mitteln verfügt, muss den meisten Sponsoring-Anfragen eine Absage erteilt werden. Hier die richtigen Worte zu finden, ist oft nicht leicht, aber durchaus machbar.

Was Sie benötigen:

  • Computersystem mit Drucker
  • Papier
  • Feingefühl

So schreiben Sie die Absage für eine Sponsoring-Anfrage

Je nachdem, um welche Art von Anfrage für ein Sponsoring es sich handelt und wie diese formuliert wurde, sind unterschiedliche Arten von Absagen geeignet. Natürlich können Sie auch einen Standardbrief verfassen, was aber weniger geschickt ist, da es nicht berücksichtigt, wer der Empfänger ist und wie dieser an Ihr Unternehmen herangetreten ist. Auch wissen Sie nicht, wo Ihr Antwortschreiben landet, wenn der Empfänger sehr enttäuscht ist. Es sollte also auf alle Fälle in freundlichem, positivem Ton verfasst sein.

  1. Bestätigen Sie zuerst den Erhalt der Anfrage und bedanken Sie sich dafür. Beispiel: „Hiermit bestätigen wird den Erhalt Ihrer Sponsoring-Anfrage vom (Datum).“
  2. Bedanken Sie sich danach für den Brief und loben Sie den Verein, die Initiative etc. Beispiel: „Wir möchten uns an dieser Stelle für Ihr Angebot, Ihren.. (Verein, Organisation, usw.) zu unterstützen, bedanken. Wir sind uns sicher, dass dies auch eine gute Gelegenheit gewesen wäre, unser Unternehmen in der Öffentlichkeit darzustellen.“ Wählen Sie hier den letzten Satz so, dass die Ablehnung schon erkennbar wird.
  3. Lehnen Sie nun die Anfrage ab und begründen Sie in kurzen Worten, wieso. Beispiele: “Da wir unsere Planung in dieser Hinsicht für dieses Jahr schon abgeschlossen haben ...“ oder „Leider ist unser Budget für dieses Jahr erschöpft.“ oder „Wir nehmen all unsere gemachten Sponsoring-Zusagen sehr ernst. Da wir uns in dieser Hinsicht allerdings schon langfristig gebunden haben, sehen wir leider keine Möglichkeit, weitere Zusagen zu machen.“
  4. Bringen Sie nun Ihr Bedauern über die Absage zum Ausdruck. Beispiele: “Wir bedauern sehr, Ihre Anfrage ablehnen zu müssen.“ oder „Dass uns keine positive Antwort auf Ihre Anfrage möglich ist, bedauern wir sehr.“
  5. Bringen Sie zum Abschluss die besten Wünsche zum Ausdruck und bitten Sie um Verständnis, indem Sie eine der folgenden Formulierungen wählen:“Wir hoffen auf Ihr Verständnis und wünschen Ihnen bei Ihrer Suche alles Gute und viel Erfolg.“ oder „Wir danken für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen noch viel Erfolg bei der Suche.“

Individuelle Ablehnungen sind besser

  • Besonders, wenn Sie ein kleineres Unternehmen führen, ist es besser, wenn Sponsoring-Absagen individuell geschrieben werden, da dies einfach weniger unpersönlich ist, als ein Standardbrief, der vielleicht noch nicht einmal unterschrieben wird. Als Kompromiss aus Zeitgründen können Sie einen Text nehmen, der für jede Absage leicht abgewandelt und unterschrieben wird. So zeigen Sie schon großes Entgegenkommen.
  • Sollten Sie ein größeres Unternehmen leiten, werden Sie die Aufgabe, Absageschreiben zu verfassen, sicher an Mitarbeiter delegieren. Lassen Sie sich dann, zumindest anfänglich, die formulierten Absagen vor dem Versenden zeigen. So haben Sie die Möglichkeit, noch korrigierend einzugreifen.
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