Ein Geschäftsbrief ist nach einem bestimmten Muster aufgebaut, das dem Empfänger eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Informationen ermöglichen soll. Dazu gehören natürlich auch Adresse und Datum.
Wo schreiben Sie Adresse und Datum hin?
- Konventionell schreiben Sie in einem Brief zuerst Ihre eigene Adresse. Die kann entweder zentriert als Briefkopf über dem gesamten Dokument erscheinen, oder Sie schreiben sie oben links in die Ecke.
- Nach Ihrer eigenen Adresse folgen vier Leerzeilen. Dann schreiben Sie die Adresse des Empfängers, wenn möglich mit Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin.
- Machen Sie wieder vier Leerzeilen und wechseln Sie dann auf den Satz auf rechtsbündig. Das bedeutet, dass alles, was Sie schreiben, mit dem rechten Seitenrand abschließt.
- Wenn Sie Ihren Brief auf dem Computer tippen, stellen Sie auf Rechtsbündigkeit um, indem Sie entweder das entsprechende Symbol in der Menüleiste anklicken - einen kleinen Block mit rechtsbündigen Linien - oder indem Sie unter "Format" auf die Option "Absatz" klicken und dann "Ausrichtung". Wählen Sie "rechts" aus. Hier können Sie die Rechtsbündigkeit auch wieder rückgängig machen.
- Schreiben Sie das Datum rechtsbündig unter die Adressen. Die alte Konvention, den Ort dazuzuschreiben, gilt heute als überholt.
- Erst nach den beiden Adressen oben links und dem Datum auf der rechten Seite folgt die Betreffzeile, fett gedruckt und ohne das Wort "Betreff".
- Darunter kommt die Grußformel. Je nachdem, ob Sie den Adressaten mit Namen kennen, schreiben Sie entweder "Sehr geehrter Herr ...", "Sehr geehrte Frau ..." oder "Sehr geehrte Damen und Herren". In einem Geschäftsbrief schließt die Grußformel mit einem Komma und Sie beginnen den Fließtext entsprechend kleingeschrieben.
- Unter dem Text des Briefes steht die Grußformel. Konventionell schreiben Sie "Mit freundlichen Grüßen", etwas lockerer wirkt es, wenn Sie "Mit freundlichem Gruß" schreiben. "Viele Grüße" setzt sich in E-Mails immer mehr durch, ist aber in einem formellen Geschäftsbrief eher unpassend.
- International sind die Konventionen etwas unterschiedlich. Wenn Sie also einen Geschäftsbrief ins Ausland schicken und dabei alles korrekt machen möchten, erkundigen Sie sich vorsichtshalber zu den entsprechenden Mustern.
Bei einem gelungenen Brief zählt nicht nur der Inhalt, sondern es gibt auch gewisse formale …
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