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Brief erstellen - so gelingt ein Serienbrief in Word

Serienbriefe können Sie mit Word erstellen.
Serienbriefe können Sie mit Word erstellen. © Rainer_Sturm / Pixelio
Geschäftspost oder private Einladungen lassen sich fixer erledigen, wenn man Serienbriefe verschickt. Mit Word kann man sie relativ einfach erstellen.

Ein Brief an viele Empfänger

Serienbriefe erleichtern vor allem die Büroarbeit beträchtlich.

  • Ein Serienbrief wird nicht an einen Einzelnen, sondern an viele Empfänger verschickt, was zu einer effizienteren Büro-Organisation beiträgt. Er besteht im Normalfall aus einem stets gleichen Brieftext, in den verschiedene Adressen und Anreden eingesetzt werden. Diese individuellen Daten können beispielsweise einer Excel-, Word-Tabelle oder auch aus einer Access-Datenbank entnommen werden. Somit wird ein Serienbrief also aus zwei Komponenten zusammengesetzt, dem Brieftext, Hauptdokument genannt, und dem Adressteil.  
  • Auch mit Word können Serienbriefe erstellt werden. Je nachdem,  welche Word-Version Sie nutzen, funktioniert es ein wenig unterschiedlich. Diese Anleitung erklärt das Erstellen von Serienbriefen mit Word 2007.

So erstellen Sie das Dokument mit Word 2007

  1. Für einen Serienbrief erstellen Sie zunächst den Brieftext mit dem Schreibprogramm von Word, die Stelle für die Adresse und die Anrede lassen Sie frei. Für die Adressen erstellen Sie, beispielsweise in Excel, Word oder mit Access, eine Adressliste mit einzelnen Spalten, in denen Name, Vorname, Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort stehen. Wenn Sie nicht möchten, dass später in der Anrede etwa „Sehr geehrte(r) Frau/Herr …“ steht, sondern korrekt „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“, sollten Sie außerdem eine weitere Spalte mit der Geschlechtsangabe anlegen, in die Sie dann ein „w“ oder ein „m“ eingeben.  
  2. Aus beiden Komponenten soll nun der Serienbrief erstellt werden, wofür Sie zunächst den Brieftext öffnen, die Registerkarte „Sendungen“ anklicken und dann „Seriendruck starten“ wählen. Da Sie einen Brief erstellen wollen, müssen Sie unter „Seriendruck starten“ den Punkt „Brief“ anklicken. Anschließend klicken Sie für die Adressen unter „Empfänger auswählen“ den Punkt „Vorhandene Liste verwenden“ an, öffnen die Datei, in der Sie diese abgespeichert haben, und wählen die entsprechende Liste aus. Anschließend klicken Sie für die Adressen unter „Empfänger auswählen“ den Punkt „Vorhandene Liste verwenden“ an, öffnen die Datei, in der Sie diese abgespeichert haben, und wählen die entsprechende Liste aus.
  3. Um eine Adresse in den Brief einzufügen, klicken Sie an die Stelle, an der die Adresse eingefügt werden soll, anschließend wählen Sie in der Registerkarte „Sendungen“ den Button „Seriendruckfeld einfügen“ aus und fügen nacheinander die einzelnen gelisteten Adressbestandteile ein.

Einen Brief mit individueller Grußzeile erstellen 

  1. Für die Grußzeile setzen Sie den Curser ebenfalls an die gewünschte Stelle. Legen Sie keinen Wert auf die  Unterscheidung zwischen den Geschlechtern, klicken in der Registerkarte „Sendungen“ auf „Grußzeile" und wählen eine Grußzeile aus, im anderen Fall klicken Sie unter „Adressblock“ die „Wenn-dann-sonst-Funktion“ an. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in das Sie eingeben können, dass die Anrede „Sehr geehrte Frau …“ lauten soll, wenn ein „w“ in der Adressliste steht, ansonsten soll die Anrede „Sehr geehrter Herr…“ lauten.  Den Nachnamen fügen Sie wieder über „Seriendruckfeld einfügen“ ein.
  2. Unter „Vorschau Ergebnisse“ können Sie den fertigen Brief ansehen. Die nach links und rechts zeigenden Pfeile rechts daneben, dienen dazu, zu überprüfen, ob alle Angaben auf den einzelnen Briefen übereinstimmen.
  3. Um den Brief fertigzustellen, klicken Sie auf „Fertigstellen und zusammenführen“, dadurch wird der Brief endgültig mit der Quelle, aus der Sie Ihre Adressliste nehmen, also beispielsweise der Excel-Tabelle, zusammengeführt und Sie haben nun eine fortlaufende Liste Ihres Serienbriefs, jeweils mit einer anderen Adresse und Anrede. Nun haben Sie die Möglichkeit, die Briefe sofort zu drucken, per E-Mail zu verschicken oder einzelne Briefe noch zu bearbeiten und dann alles zu drucken.
helpster.de Autor:in
Anna Adamsberg
Anna Adamsberg Als Lokaljournalistin mit einem tiefen Interesse an Büchern und Literaturwissenschaft widmet sich Anna gerne Themen rund um Schule, Kultur sowie Hobby & Freizeit
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