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Kreuz & quer - so bringen Sie Ordnung in Ihre Buchhaltung

Eine geordnete Ablage erleichtert das Leben ungemein.
Eine geordnete Ablage erleichtert das Leben ungemein. © Rolf_van_Melis / Pixelio
Leiden Sie unter völliger Lustlosigkeit, wenn Sie das Wort Buchhaltung nur hören? Liegen Ihre Belege kreuz & quer in der Firma/Wohnung verteilt? So schwer ist es gar nicht, Ordnung zu schaffen.

Darum lohnt sich Ordnung bei den Belegen 

  • Wenn sich eine Betriebsprüfung ankündigt, wird es stressig. Denn dann müssen Sie binnen kürzester Zeit alle Belege finden, sortieren und abheften.
  • Reklamiert ein Kunde zum Beispiel die Ware oder deren Erhalt, müssen Sie erst die Belege suchen, die kreuz & quer verteilt sind.
  • Die Stellen, an denen Sie die Belege verteilt haben, sind gleich ordentlicher, wenn Sie Papier, das dort nicht hingehört, entfernen.

So wird aus der Kreuz- & Quer-Ablage ein geordnetes System

  • Legen Sie sich mindestens vier dicke Ordner zu.
  • Den ersten Ordner beschriften Sie mit "Eingangsrechnungen". Unterteilen Sie ihn nach Monaten. Heften Sie darin alle Rechnungen ab, die Sie bezahlt haben (und auch erst dann!). Kleine Belege wie Postquittungen und Fahrkarten stecken Sie in eine Klarsichthülle oder knipsen sie auf ein Blatt Papier.
  • Den zweiten Ordner beschriften Sie mit "Ausgangsrechnungen". Darin heften Sie - wieder nach Monaten unterteilt und innerhalb der Monate nach Rechnungsnummern geordnet - die Rechnungen ab, die Sie Ihren Kunden gestellt haben. Beachten Sie, dass die Nummernfolge lückenlos sein müssen. Stornierte Rechnungen drucken Sie einmal aus, streichen sie durch und schreiben "Storno" darauf.
  • Der dritte Ordner dient zur Ablage der Korrespondenz mit dem Finanzamt. Dort hinein kommen nach Jahren geordnet Ihre Umsatzsteuer- und Einkommenssteuererklärungen sowie Schreiben dazu.
  • In den vierten Ordner packen Sie alles, was sonst an firmenbezogenen Unterlagen anfällt: Verträge mit Lieferanten, Telefon- und Bankunterlagen etc. Heften Sie aber nicht alles kreuz & quer ab, sondern legen Sie für jedes Thema eine Abteilung an (Verträge, Telekommunikation etc.).

Reservieren Sie sich zukünftig eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Wochentag für die Ablage der Buchhaltungsunterlagen, damit das Chaos ein Ende findet.

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