Rechnung: Unterschrift notwendig? - Wissenswertes zur geschäftlichen Rechnungserstellung

Keine Unterschrift auf Rechnungen notwendig

• Nach den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften ist grundsätzlich keine Unterschrift auf einer auf Papier ausgestellten Rechnung notwendig, auch wenn die unterschriebene Form der herrschenden Gewohnheit entspricht.
• Es steht Ihnen also frei, ob Sie Ihre Rechnungen unterschreiben möchten oder nicht. Vorsicht sollten Sie allerdings walten lassen, bevor Sie auch noch einen Firmenstempel dazusetzen. Denn die Kombination aus Unterschrift und Stempel kann leicht zu Unrecht als Zahlungsbestätigung aufgefasst werden.
• Wenn Sie tatsächlich eine Rechnung als bezahlt kennzeichnen möchten, machen Sie dies durch einen aussagekräftigen handschriftlichen Zusatz deutlich oder verwenden Sie lieber einen eigenen "Bezahlt"-Stempel.

Elektronisch übermittelte Rechnungen

• Wenn Sie Kleinunternehmer sind und daher nicht vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen können, dürfen Sie Ihre Rechnungen auch ohne besondere Formvorschriften per E-Mail verschicken, sofern Ihr Vertragspartner damit einverstanden ist. Es genügt eine PDF-Datei ohne eigenhändige Unterschrift, die allerdings sowohl Sie als auch der Empfänger elektronisch oder ausgedruckt aufbewahren müssen.
• Sollten Sie dagegen umsatzsteuerpflichtig sein, müssen Sie nach der geltenden gesetzlichen Regelung des § 14 I UStG sicherstellen, dass Ihre Rechnungen nachweislich von Ihnen als Aussteller stammen und unverfälscht übersandt worden sind. Bis zum Jahr 2011 wurde noch verlangt, alle Rechnungen mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen; da jedoch viele kleine Unternehmen diesen Anforderungen nicht gerecht wurden, ist der Gesetzgeber mit einer Abschwächung der Vorschrift der Praxis gefolgt. Welche Möglichkeit des digitalen Echtheitsbeweises Sie wählen, bleibt im Ergebnis nun Ihnen überlassen.


Eine Rechnung schreiben - das sollten Sie formell beachten

Wenn Sie als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Unternehmer eine Rechnung schreiben, müssen Sie …

• Auch die Anforderung des § 14 UStG müssen Sie jedoch nur zwingend einhalten, wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, da Sie nur dann auch die Vorsteuer abziehen können. Sollten Sie dagegen Verbrauchern gegenüber Dienstleistungen oder Waren berechnen, reicht in jedem Fall eine PDF-Datei ohne Signatur.

Welche Mindestangaben muss eine Rechnung enthalten?

• Wenn Sie eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen möchten, die das Finanzamt akzeptiert, müssen Sie mindestens Ihren Namen und Ihre vollständige Anschrift sowie den Namen und die Anschrift des Empfängers angeben.
• Außerdem müssen sie das Ausstellungsdatum und den Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung nennen.
• Notwendig ist weiter, dass Sie Ihre Rechnungen jährlich mit fortlaufenden Nummern versehen, sodass sie sich als einmalig identifizieren lassen und in Ihrer Buchführung eine zusammenhängende Nummernfolge entsteht.
• Bezeichnen Sie dann die Art der Leistungen oder Waren möglichst genau.
• Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie zu den einzelnen Positionen außerdem angeben, welchen Steuersatz Sie angewandt haben und welcher Betrag jeweils auf die Steuer entfällt.
• Schließlich muss die Rechnung mit Ihrer Kontoverbindung sowie Ihrer Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer versehen sein. Wenn Sie Kleinunternehmer sind, stellen Sie dies am Schluss mit einem kurzen Hinweis klar, zum Beispiel: „Kein Umsatzsteuerausweis, da Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG“.