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Wie plane ich ein Event?

Bei der Planung eines Events sind viele Gespräche mit Helfern nötig.
Bei der Planung eines Events sind viele Gespräche mit Helfern nötig.
Ein Event ist immer ein Ereignis und die Besucher beziehungsweise Gäste eines solchen sollten im positiven Sinne noch lange daran zurückdenken. Wenn Ihnen die Organisation eines bestimmten Ereignisses übertragen wurde, haben Sie sich bestimmt die Frage gestellt, wie man ein Event planen kann.

Das Planen - erste Gedanken 

  • Jedes Event wird mit einem gewissen Ziel definiert. Dieses Ziel ist enorm wichtig, da das ganze Planen nichts nützt, wenn man nicht weiß, wohin der Weg führt. 
  • Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Fragen und Antworten: Was ist das Ziel und wer ist die Zielgruppe? Wenn es einen bestimmten Anlass für das Event gibt, dann notieren Sie diesen. Bestimmen Sie den Zeitpunkt, falls dieser nicht bereits vorgegeben ist. Berechnen Sie das vorhandene Budget. 
  • Stellen Sie sich die ersten Planungen so vor, als ob Sie ein Fundament für ein Haus schaffen. Darauf lässt sich dann zielgerichtet das Drumherum aufbauen.
  • Ein Event lässt sich natürlich kaum alleine organisieren. Überlegen Sie bei Ihren ersten Gedankengängen, wer Ihnen als Hilfe zur Verfügung stehen könnte und was diese Person besonders gut kann. Notieren Sie sämtliche Personen, die als Hilfe infrage kommen. 

Dem Event einen Rahmen geben

  • Nachdem nun klar ist, wann, wo und warum das Event stattfindet, kommen Sie ins Handeln. Sie planen ein Event für Senioren? Dann haben schrille Farben und englische Begriffe nichts auf den Werbeplakaten verloren. Entwerfen Sie die Werbung entsprechend der Zielgruppe.
  • Wählen Sie Ihre Helfer so aus, dass jeder macht, was er am besten kann. Delegieren Sie unbedingt die verschiedenen Arbeiten, denn alleine ist ein Event kaum zu bewältigen.
  • Um es an einem Beispiel zu veranschaulichen: Stellen Sie sich vor, Sie planen als Event das Dorffest. Mit Ihren Helfern sitzen Sie lange vor dem Termin zusammen und besprechen das Ganze. Sie legen fest, wie viele Marktstände aufgebaut werden dürfen, welche Musikgruppe spielen soll, wie viele Festbänke aufgebaut werden müssen und wie viele Imbiss- und Getränkewagen vor Ort sein sollten. 
  • Nun kümmert sich einer Ihrer Helfer ausschließlich um die Organisation der Sitzgelegenheiten und der Tischdekoration. Der Nächste sorgt für eine Musikband, ein weiterer hat die Aufgabe, mit den Marktbetreibern zu verhandeln. Einer macht die Werbung und einer sorgt dafür, dass es mit den Imbiss- und Getränkewagen klappt.
  • Sie als Planer des Events stehen oben drüber, Sie sind Ansprechpartner für sämtliche Eventualitäten, die in jedem Fall auftauchen werden. Planen Sie Ihr Budget so, dass eine Restsumme für genau solche unvorhergesehenen Ereignisse zur Verfügung steht.
  • Und bei dem eigentlichen Event sind Sie Ansprechpartner für alle - Gäste und Helfer. Sie wissen, wo der Verbandskasten ist, Sie können sofort sagen, wo sich Toilettenpapier zum Auffüllen befindet. Sie trocknen Kindertränen und Sie helfen der betagten Dame ins Taxi. Sie wissen, wo abends um zehn Nachschub an Senf oder Ketchup zu finden ist und wer nüchtern ist, um diesen zu holen. 

Ein Event planen

  • Die Planung eines Events läuft nach einem gewissen Muster ab. Die Vorplanung steht an erster Stelle, gefolgt von der Organisation.
  • Es wird eine Checkliste erstellt und eventuelle Partner, vielleicht sogar Sponsoren, werden gesucht. Mit den Lieferanten werden Verträge vereinbart, damit an dem eigentlichen Tag alles nach Plan abläuft, also das Bier bereitsteht, die Würstchen auf dem Grill brutzeln und die Spielgeräte für die Kinder sicher aufgebaut werden.
  • Falls Hilfsmittel benötigt werden, etwa ein Kran, um den Maibaum aufzustellen, sollten diese im Vorfeld organisiert werden. Vielleicht wird ein Fotograf benötigt? Oder der Dekoration für die Tische oder dem Festzelt muss besondere Beachtung geschenkt werden. 
  • Bedenken Sie, dass die Planung eines Events letztendlich ein eigenständiger Beruf ist, dem ein Studium vorangeht. Planen Sie das Event mit einem Blick für das Detail und es sollte eigentlich nichts schiefgehen. 
  • Es kommt darauf an, wie viele Gäste zu dem Event erwartet werden, je nach Gemeinde benötigen Sie dann eine bestimmte Anzahl an Sanitätern, Feuerwehrlern oder gar Sicherheitspersonal.
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