Outlook-Mails extern speichern - so funktioniert es

Warum Mails speichern

• Theoretisch stellt sich die Situation so dar, dass Mails bearbeitet und anschließend gelöscht werden.
• Natürlich können die Mails zur Sicherheit eine Zeit lang im Outlook verbleiben, zum Beispiel als Nachweis für eine angeordnete Arbeitsanweisung.
• Wenn aber entweder das Postfach schon voll ist oder das Outlook zu langsam wird, dann sollten Sie hiergegen vorgehen. In diesem Fall könnten Sie Mail einzeln ausdrucken und in einem Ordner abheften oder Sie speichern die Mails extern ab.

Outlook Daten extern speichern

Um die Outlook-Mails extern speichern zu können, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Sie können jede Outlook-Mail einzeln öffnen und überprüfen, ob Sie diese Nachricht noch benötigen.


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2. Sollte dies der Fall sein, dann können Sie diese Datei speichern. Diese Option wird Ihnen angeboten, sobald die E-Mail geöffnet ist. Nun können Sie sich auf Ihrem PC einen Ort aussuchen, unter dem Sie diese Mail sozusagen extern speichern möchten.
3. Um die Outlook-Mails später schneller wieder finden zu können, können Sie auch einen separaten Ordner auf Ihrem PC anlegen und diesen noch mal unterteilen: Vergeben Sie zum Beispiel die Ordnernamen Zu Bearbeiten, Erledigt, Wichtig usw.
4. Selbstverständlich müssen Sie die Outlook-Mails nicht auf Ihrem PC speichern, Sie können auch einen externen Speicher wie einen USB Stick oder eine externe Festplatte verwenden.
5. Alternativ könnten Sie noch die Outlook-Mails ins Archiv verpacken und dieses exportieren. Diese Verarbeitungsmöglichkeit befindet sich ebenfalls im Outlookmenü unter Daten exportieren.
6. Allerdings müssten Sie in diesem Fall beachten, dass Sie eine archivierte Datei immer nur mit Outlook öffnen können. Sollten Sie die Outlook-Mails hingegen extern auf dem PC oder USB-Stick gespeichert haben, dann wurde entweder ein Word- oder Write-Format angelegt, das Sie problemlos mit jedem Rechner öffnen können.